La Compañia
De 4 días a 10 minutos: Cómo Los Portales obtuvo estrategias digitales exitosas con Zoho CRM, descúbrelo a continuación.
Los Portales Departamentos es una empresa inmobiliaria peruana con más de 50 años de experiencia en el mercado inmobiliario. Cuenta con un amplio portafolio de departamentos en Lima y provincias, con diferentes características y precios. Se caracteriza por su compromiso con la calidad y la satisfacción de sus clientes.
Actualmente, Los Portales Departamentos cuenta con presencia en 10 departamentos y 23 ciudades. Y ya entregado más de 2500 departamentos.Un día típico en el área comercial
La rutina diaria de Los Portales Departamentos comienza con la revisión de leads por el equipo de ventas y marketing, provenientes de WhatsApp, Facebook Ads, Instagram, Mailing, y Google Ads. Estos leads son atendidos por los asesores de telemarketing, quienes realizan llamadas para identificar el nivel de interés del cliente y derivarlo a un ejecutivo de ventas especializado en el proyecto que captó su atención.
El ejecutivo agenda una visita al proyecto de interés, genera una oportunidad para enviar una cotización y, una vez aprobada por el cliente, se procede a la separación del producto.
Tras recibir la confirmación de pago, se inicia el trámite de la cuota inicial, marcando el comienzo formal de la adquisición. El ejecutivo envía la proforma detallando los pagos según el tipo de financiamiento elegido por el cliente, se generan los expedientes relacionados y finalmente se cita al cliente para la firma presencial de los contratos.
Los grandes problemas
Inicialmente, Los Portales Departamentos realizaba la gestión de sus leads en una hoja de cálculo, la asignación de leads a sus ejecutivos de ventas era manual, lo que retrasaba el tiempo de contactabilidad que podría ser hasta de 4 días. La elaboración y envío de cotizaciones, descuentos, compromisos de pagos, proformas, expedientes y separaciones se hacían de forma manual, lo que podría incurrir en una gran probabilidad de errores, como por ejemplo: enviar montos equivocados y enviar con demora los documentos.
Portales fue añadiendo varias aplicaciones para poder apagar los incendios de la operatividad de cada proceso. Llegaron a utilizar 20 aplicaciones: 8 creadas por ellos mismos y 12 adquiridas por proveedores, esto hizo que se enfrentará a un gran desafío: la información de la empresa estaba esparcida por todos lados, complicando las tareas más simples, poniendo en riesgo el manejo de información y seguridad.
Otro problema importante era que no tenían integrado las aplicaciones con su ERP, SAP. Por lo que no podían tener información en tiempo real del estatus de sus productos, de sus ventas, ni de su flujo financiero.
Esta situación no solo hacía las cosas más difíciles para los líderes de proyectos inmobiliarios, quienes perdían tiempo valioso y se frustraban al intentar manejar toda la maraña de sistemas, sino que también afectaba la moral del equipo de ventas.
Era claro que se necesitaba un cambio y se convirtió en una prioridad para asegurar el éxito y el crecimiento continuo de Los Portales Departamentos.
La solución: Un innovador sistema que engloba un espectro completo de 360 grados.
José Palomino, Subgerente de Soluciones de Negocio, inició la búsqueda de un software o aplicación para abordar los problemas de comunicación entre sus aplicaciones y optimizar sus procesos. Tras evaluar varios proveedores de plataforma, descubrió a M4G, un partner premium de Zoho que cumplía con sus requerimientos.
Después de numerosas reuniones en las que se realizó un exhaustivo diagnóstico de Los Portales Departamentos, el equipo de M4G propuso la implementación de Zoho CRM, con esta plataforma podrían realizar casi todo el proceso comercial en una solo software. Esta plataforma ofrece una gestión integral de las relaciones con los clientes, permitiendo un seguimiento detallado de las interacciones, desde la captación hasta el cierre de ventas.
Con Zoho CRM, Los Portales Departamentos ahora puede gestionar de manera eficiente sus clientes potenciales, automatizar tareas repetitivas, y mejorar la colaboración entre equipos. Además, esta solución les proporciona análisis avanzados para tomar decisiones basadas en datos y personalización flexible para adaptarse a las necesidades específicas del negocio. Integrado con otras herramientas de la suite Zoho, Zoho CRM se convierte en el corazón de un sistema operativo unificado que impulsa la eficiencia y el éxito empresarial.
Para complementar las necesidades de Los Portales, M4G implementó otras herramientas de la suite de Zoho que acompañen a Zoho CRM. Entre estas se incluyeron: Zoho Campaigns, Zoho Forms, Zoho Social, Zoho Analytics, Zoho Creator, Zoho Flow, Zoho Survey y Zoho PageSense. Estas herramientas se integraron y funcionan como un solo sistema operativo, ofreciendo una solución completa para las necesidades de Los Portales Departamentos.
Además, se hicieron integraciones con servicios como WhatsApp Business API, Infocorp y Telefonía en la nube.
Analizamos e investigamos mucho a cada proveedor, pero ninguno tenía todas las aplicaciones y cumplía con la integración de toda la información de nuestros procesos. Además M4G ofrecía integraciones personalizadas que resolvían nuestros problemas, en base a eso, comparamos los planes de precios y funciones que ofrecía cada aplicación y este parecía ser el mejor.
Gestión de Leads (Posibles Clientes)
La gestión de leads ha experimentado una mejora significativa en comparación con el proceso anterior. Antes, los leads se recopilaban manualmente de diversas fuentes y se asignaban uno por uno en una hoja de cálculo. Sin embargo, este método resultaba en un tiempo de contacto con el cliente de hasta 4 días. En muchas ocasiones, cuando el asesor finalmente contactaba al posible cliente, este ya no mostraba interés o había sido abordado por la competencia, lo que dejaba al asesor con menos posibilidades de cerrar la venta.
Todos los leads provenientes de diversas fuentes digitales se consolidan automáticamente en una única plataforma: Zoho CRM. Fuentes de redes sociales se integran al CRM gracias a Zoho Social, formularios web de sus landing pages a través de Zoho Forms, y campañas de Google Ads mediante la integración nativa con Zoho CRM.
Esta centralización de datos ha permitido a Los Portales Departamentos agilizar significativamente su proceso de seguimiento. Mediante una regla de asignación Round Robin, los leads se distribuyen equitativamente entre los ejecutivos y vendedores, reduciendo drásticamente el tiempo de contacto de 4 días a tan solo 10 minutos o menos.
Dentro de Zoho CRM, es posible realizar una variedad de interacciones con los clientes. Esto incluye realizar llamadas telefónicas a través de Linkus, enviar mensajes de WhatsApp gracias a la integración de Zoho Cliq con Woztell, y automatizar el envío de correos electrónicos en momentos clave del proceso con Zoho Campaigns. Todas estas interacciones se registran en el perfil de cada cliente, lo que permite un seguimiento detallado de la información enviada en todo momento.
Proceso de Venta automatizado
El proceso de ventas antes era trabajado manualmente y en diferentes aplicaciones haciendo que esto pueda incurrir en errores como: envíos de montos incorrectos e incumplimiento de tiempos. Ahora, una vez que los asesores de telemarketing, identifican el nivel de interés del posible cliente, lo tipifican y se asigna automáticamente a un ejecutivo de ventas especializado mediante la regla de Round Robin. Se crea una oportunidad en el módulo de Oportunidades e inicia el proceso de Cotización.
Cotizaciones
Anteriormente, la elaboración y envío de cotizaciones también se realizaba de forma manual, lo que suponía un consumo considerable de horas de trabajo a la semana para los vendedores. Sin embargo, gracias a Zoho CRM, este proceso se ha simplificado. Ahora, gracias a la creación de un botón, con solo un clic en «enviar cotización«, cuyos datos fueron previamente introducidos por un asesor, se agiliza el proceso. Esta funcionalidad también permite tener varias cotizaciones dentro de una misma oportunidad, lo que posibilita enviarlas al cliente para su análisis y espera de su aceptación.
Compromisos de pagos
El compromiso de pago consta de separación y cash de forma automática y secuencial. Antes este proceso era manejado sólo desde SAP. Ahora Los Portales Departamentos tiene la integración de su ERP con Zoho CRM, unificando la información de todas las personas que van separando un inmueble en tiempo real.
Para evitar errores el equipo de M4G también realizó un flujo de validación obligatoria de datos del cliente antes de continuar. Cada etapa tiene validaciones de importe condicionadas a las políticas de venta de cada proyecto, evitando así errores al digitar el monto.
Aquí una vez que el cliente ha mandado el comprobante como evidencia de su separación, el asesor procede a cargar la foto en el registro indicado dentro de Zoho CRM que a su vez viaja a SAP. Por último se desencadena el envío automático de un correo mediante una regla de trabajo notificando al cliente la confirmación de la separación de su inmueble.
Beneficios de las integraciones
Los resultados que se obtuvieron luego de la implementación de las herramientas de Zoho ha permitido, aumentar las ventas, optimizar los recursos de la empresa y mejorar la satisfacción de sus clientes y asesores.
Ahora Los Portales Departamento pasó de utilizar 20 aplicaciones a sólo utilizar 9 aplicaciones a diario.
El tiempo de contactabilidad se acortó a 10 minutos, abordando al cliente en el mejor momento para cerrar la venta.
Métricas
Zoho CRM y Zoho Analytics le brinda a Los Portales métricas, crearon dashboards personalizados como:
- Leads y prospectos: Ahora Los Portales rastrean la cantidad de leads generados, su calidad y tasa de conversión de leads a prospectos calificados.
- Tasas de conversión: Actualmente pueden medir la tasa de conversión de prospectos a clientes en diferentes etapas del embudo de ventas.
- Tiempo de ciclo de ventas: Ahora pueden calcular, cuánto tiempo tarda un lead en convertirse en cliente, lo que los ayuda a identificar cuellos de botella y oportunidades para acelerar el proceso de ventas.
- Actividad del equipo de ventas: Los líderes de los proyectos ahora pueden realizar un seguimiento de las actividades de sus asesores de ventas, como llamadas realizadas, correos electrónicos enviados, reuniones programadas, etc., para evaluar su rendimiento y tener retroalimentación.
- Segmentación de clientes: El equipo de Portales ahora puede segmentar su base de clientes según diversos criterios, ingreso, distrito, edad, y de acuerdo a esto personalizar sus estrategias de marketing y ventas.
- ROI de marketing: Ahora con un dashboard automatizado con todas las fuentes digitales, pueden rastrean el retorno de la inversión (ROI) de tus actividades de marketing, incluidas campañas de whatsapp, anuncios en redes sociales y google ads, para evaluar la efectividad de tus inversiones en marketing.
Hemos encontrado en M4G una consultora digital con una cultura que centra sus esfuerzos en ayudar realmente a sus clientes. Implementaron Zoho en diferentes áreas, integraron marketing con Ventas, todo esto acompañado con analítica en tiempo real y un CRM omnicanal que nos genera resultados muy positivos.
